Kiểm kho vật lý là thời điểm đối chiếu giữa số liệu hệ thống và thực tế trong kho. Nếu làm sai, bạn đang "tin tưởng" vào dữ liệu không chính xác suốt cả năm tới.
Bước 1: Freeze transactions 30 phút trước khi đếm
Trong HASU, vào Inventory → Audit → tạo phiếu kiểm kho mới. Hệ thống sẽ chụp snapshot tồn kho tại thời điểm đó. Không thực hiện bất kỳ giao dịch nhập/xuất nào trong lúc đang đếm.
Bước 2: Đếm mù — không nhìn số hệ thống trước
"Blind count" là nguyên tắc quan trọng nhất: nhân viên đếm không được nhìn thấy số tồn kho trên hệ thống. Điều này tránh tình trạng "đếm để khớp số" thay vì đếm thực tế.
Bước 3: Đối chiếu và ghi nhận chênh lệch
Sau khi nhập kết quả đếm vào HASU, hệ thống tự tính chênh lệch (variance). Chênh lệch dương: hàng thừa — có thể do nhập hàng chưa ghi. Chênh lệch âm: hàng thiếu — cần điều tra nguyên nhân (mất mát, hỏng hóc, ghi thiếu).
Bước 4: Điều chỉnh kho và hạch toán
Với mỗi dòng chênh lệch, ghi rõ lý do điều chỉnh. HASU tạo inventory adjustment record với audit trail đầy đủ — ai điều chỉnh, lúc nào, số lượng bao nhiêu, lý do gì. Dữ liệu này quan trọng cho thuế và báo cáo tài chính.
- Trước kiểm kho: in danh sách SKU cần đếm theo khu vực kho
- Trong lúc đếm: dùng máy scan barcode + app HASU mobile để nhập nhanh
- Sau kiểm kho: export báo cáo variance, gửi cho kế toán
- Đa chi nhánh: kiểm từng chi nhánh riêng, tổng hợp cuối
Đồng sáng lập HASU TECH, xây dựng sản phẩm POS đa-tenant cho SME Việt Nam. Chia sẻ góc nhìn thực chiến từ vận hành hàng ngày.
Thấy bài này hữu ích?
Đăng ký nhận 1–2 bài insight/tuần từ đội ngũ HASU — không spam, hủy bất kỳ lúc nào.
Đọc thêm bài viết
